配送業務において、「配送先の不在」などの様々な要因から、謝礼品が未達となってしまう場合が想定されます。
LedgHOMEの「メール送信日設定」「配送トラブルステータス」の機能を合わせて活用することで、謝礼品未達の配送情報の見落としを防ぎつつ、対象の寄附者へLedgHOMEからメールを一括送信し、そのメール送信日を配送情報に記録することが可能です。
・事前に設定すること
システム管理-基本設定「配送トラブルステータス設定」
マスタ管理-配送業者設定「配送トラブルステータス設定」
・未達状態の対象寄附者へ、メール送信日を配送情報に記録しつつ、確認メールを一括で送る手順
メール配信-テンプレート編集「持戻り確認用のメールテンプレート」の作成
メール配信-配信スケジュール「配信登録」
■事前に設定すること
① システム管理の基本設定項目「配送トラブルステータス設定」を「動作させる」に設定します。
② マスタ管理「配送業者設定」- 右上
-「配送トラブルステータス設定」を開きます。
③ 対象の配送業者のタブを選択して、登録内容を確認します。
または
から各配送業者の追跡サイト上で確認したい文言（テキスト）と、対応するLedgHOME「配送トラブルステータス」を登録します。
→「配送トラブルステータス」についてはこちら
▼LedgHOMEの設定画面。なお、全自治体共通の初期値が設定されています。
下記画像の例では、佐川急便追跡サイト上で「ご不在」というテキストが最新の状況部分に表示されていた場合に、LedgHOMEの配送情報の配送トラブルステータスに「持戻」を登録するという設定です。
▼佐川急便 追跡サイト 配送履歴文言例
手順①～➂の設定をすることで、配送状況の取得時に配送情報の項目「配送トラブルステータス」に対応したステータスが登録されます。
→配送状況の自動取得についてはこちら
■未達状態の対象寄附者へ「確認メール」を一括で送る手順
① メニュー「配送管理」の「設定」で「検索条件」に「配送トラブルステータス」を表示します。
→配送管理「設定」の詳細についてはこちら
➁メニュー「メール配信」-「テンプレート編集」に 持戻り確認用のメールテンプレート を作成します。
→メール配信「テンプレート編集」についてはこちら
※選択肢「持戻メール送信日」は初期値の名称です。名称変更の手順や、その他の用途・目的でのメール送信日付の記録手順などは下記ページからご確認ください。
→メール配信「テンプレート管理」についてはこちら
➂メニュー「メール配信」-「配信スケジュール」の画面から「配信登録」に進みます。
→メール配信「配信スケジュール」についてはこちら
④右上「配信対象」で「配送情報」を選択します。
⑤検索条件「配送トラブルステータス」で「持戻」を設定して検索します。
⑥対象者を選択し、「次へ」でメールの内容編集画面へ進みます。
→ 検索結果が2000件以上の場合の配信登録方法についてはこちら
⑦事前に設定していた、持戻り確認用テンプレートを「テンプレート呼出」で選択します。
⑧確認画面で内容を確認し、間違いがなければ配信スケジュールを登録します。
⑨送信日時にメール送信が完了したら、対象の情報に「持戻メール送信日」が登録されます。
※「持戻メール送信日」をはじめとしたテンプレートメール送信日設定について、既にメール送信済みの対象へ再度メールを送信した場合、送信日が上書きされます。同一の方に複数回メールを送信しないよう、ご注意ください。
以上の手順で、謝礼品未達（持戻り）の寄附者へ一括で確認メールを送り、そのメール送信日も記録していただく運用が可能です。