LedgHOME「配信登録」では、任意の検索条件で特定の寄附者を抽出し、時間を指定してメールを一斉送信できます。
メールに「メール配信停止URL」を入れることで、寄附者自身で配信停止サイトからメール配信停止処理を行えます。
■配信登録の手順
① 配信スケジュール「配信登録」をクリックします。
② 画面右上「配信タイプ」を選択します。
※システム管理－基本設定「メール配信「配信タイプ」初期値」から、配信タイプの初期値を変更することが可能です。
③ 配信タイプに合わせた検索条件が表示されるので、配信対象者を任意の検索条件で検索します。
④ 条件に当てはまる対象が表示されます。
※対象件数が「2,000件」を超える場合はこちら
各機能・ボタンについては以下の通りです。
・送信選択
メール配信「希望する」の寄附者は検索時、あらかじめ選択された状態で表示されます。
配信停止サイトから「配信停止」した寄附者は「オレンジ色
」で表示されます。
・送信を希望しない(配信停止サイトを除く)対象を選択
メール配信「希望しない」の寄附者の選択を追加します。※メール配信停止処理をした寄附者は除く。
・対象を強制全選択
条件に関わらず検索条件にあてはまった全寄附者を選択します。
・同一送信
同じメールアドレスには送信しないように設定できます。
⑤ 任意の条件・設定が完了したら「次へ」をクリックします。
⑥ メール入力画面が表示されます。
| テンプレート呼び出し | メール配信「テンプレート編集」にて登録した、メールテンプレートを呼び出せます。 |
| 送信日 | メールを送信する日付を設定します。 |
| 送信時間 | メールを送信する時刻を設定します。30分おきでの設定が可能です。 |
| タイトル | メールのタイトルを入力します。タグを使用することが可能です。 |
| 本文 | メールの本文を入力します。タグを使用することが可能です。 |
※「寄附者 住所」「寄附者 電話番号」等の個人情報に関わるタグを使用する場合は、システム管理「個人情報に関わる項目を出力（メール配信）」(準備中) の追加が必要です。
本文に使用できるタグ
⑦ 必要事項を入力したら「送信テストをする」をクリックします。
⑧ 送信先を入力する画面が表示されるので、テストメールを送信するメールアドレスを入力し「送信する」ボタンをクリックします。テスト送信で送信されたメールを確認し、タグや文章に誤りがないか確認します。
⑨ 送信テストで問題ないことを確認したらメール入力画面に戻り「確認画面へ」をクリックします。
⑩ 確認画面が表示されるので修正がある場合は「戻る」、修正がない場合は「登録する」をクリックします。
⑪ 「戻る」をクリックした場合は、メール入力画面に戻るので手順⑥からご確認ください。
「登録する」をクリックした場合は完了画面が表示され、配信登録は完了です。
■配信対象が「2,000件」を超える場合
「配信登録」にて配信対象者を検索した際、対象件数が「2,000件」を超えると以下のように表示されます。
「2,000件」を超える配信対象者へメールを配信する場合は以下の手順で行います。
＜操作手順＞
① 対象検索後に表示された画面にて、「配信対象」と「同一送信」を設定します。
| 送信を希望する | メール配信「希望する」対象を選択します。検索時あらかじめ選択された状態で表示されます。 |
| 送信を希望しない（配信停止 済） | メール配信「希望しない」かつメール配信停止処理をしている対象を選択します。 |
| 送信を希望しない（配信停止 未） | メール配信「希望しない」かつメール配信停止処理をしていない対象を選択します。 |
② 配信対象の設定を確認し注意事項を確認の上、「把握した上で、次へ」をクリックします。
③ メール入力画面が表示されますが、「2,000件」を超える件数を配信する場合は通常の登録とは異なり、「分割送信時間」の設定が可能です。
メール配信の上限は30分につき2,000件までのため、2,000件を超えて配信する場合は2,000件ごとに分割して配信を行います。
「分割送信時間」を設定することで、設定した範囲の時間にのみメール配信が行われます。配信対象が多く、早朝や深夜にメールが送信されることを防ぎたい場合などにご活用ください。
以降の操作は通常の配信登録（2,000件以下）の場合と同様の操作となります。