各配送業者のシステムで送り状を作成すると、お使いのパソコンへ出荷データをダウンロードできるようになります。配送業者のシステムからダウンロードした出荷データを、出荷依頼管理システムへ取り込むことで、伝票番号を一括登録でき、配送状況が自動で取得されるようになります。
■「出荷データ取込」の手順
① 出荷依頼管理右上の「出荷データ取込」をクリックします。
② 使用した配送業者を選択し、「取込ファイル」で事前に配送業者のシステムからダウンロードした出荷データを選択します。
③「取り込みデータ確認」をクリックします。
④ 取込内容の確認画面が表示されるので、取込内容に間違いがないか確認し「取り込み実行」をクリックします。
＜ 起こりやすいエラー・現象について ＞
| 配送情報が取得できません | 出荷依頼管理システム上の配送情報から配送Noの一致するものが見つからないことを表します。各配送業者のシステム上での操作手順に間違いがないかを確認してください。 |
| 伝票番号が「1.1E+0」のような文字化けをしている | 出荷データをパソコンへ保存する際に、出荷データをExcelで自動で開いてしまった可能性があります。Excelで開いた場合は「保存せず閉じる」ようにご注意ください。 ※文字化けしている場合でも取込確認画面でエラー表示はされません。伝票番号が正しい桁数の数値で「取り込み実行」前の確認画面で表示されているか、取込完了後も登録されているか、必ずご確認ください。 |
⑤ 取込完了画面が表示されるので「閉じる（再検索）」をクリックします。
※「閉じる（再検索）」をクリックすると取込完了画面が閉じて、出荷依頼管理画面が再検索されます。
⑥ 対象の配送情報に伝票番号が登録され、出荷データ取込は完了です。
■ダウンロードした出荷データは、個人情報流出リスク回避のため、作業完了時にPCから完全に削除してください。
■ダウンロードした出荷データを、Excelなどでそのまま開くと文字化け等を起こす場合があるのでご注意ください。
■「出荷データ取込」を行うと、自動的に配送ステータスが「配送中」へと更新されます。（設定内容によります）操作直後の「出荷日」は空欄で問題ございません。なお、寄附者様へ出荷通知メールが即時配信されることはありません。